Pfarrgemeinderats-Sitzungen, die sitzen

In den Sitzungen des Pfarrgemeinderates wird analysiert, diskutiert, entschieden, organisiert, delegiert und koordiniert. Damit Sitzungen nicht langweilig, wenig effektiv und zeitverschwenden erlebt werden, ist eine gute Vorbereitung, Durchführung udn Nachbereitung von Sitzungen wichtig.

Vorbereitung 

• Wer bereitet vor? 

Vorstand des Pfarrgemeinderates oder ein von ihm bestimmtes Team 

• Leitfragen zur Vorbereitung 

Was wollen wir erreichen, was sind unsere Ziele? 
Was liegt in der Luft, welche aktuellen Fragen gibt es? 
Was bietet sich vom Kirchenjahr her an? 
Was muss/soll besprochen werden? 
Was ist von der letzten Sitzung unerledigt geblieben? 

• Tagesordnung

Eine erste Tagesordnung entwerfen 
Die Themen nach der Wichtigkeit ordnen 
Einen groben Zeitplan erstellen 

• Methoden 

Welche Methoden der Gruppenarbeit können bei der Er-/Bearbeitung eines Themas helfen? 

Gesprächsformen

• Das Gruppengespräch 

Es ist teilnehmerorientiert und hat das Ziel, einen lebendigen Austausch der Teilnehmenden über ihre eigenen Erfahrungen, Gefühle und Meinungen in Gang zu setzen. Alle Teilnehmenden sollen sich möglichst weit mit der Thematik ins Gespräch bringen können. Dabei kommt es noch nicht auf ein Ergebnis an, sondern Ziel ist die möglichst intensive und lebendige Beteiligung aller.  

• Die Diskussion 

Sie ist sachorientiert und hat das Ziel, einen Sachverhalt möglichst umfassend und unter Einbeziehung aller in Frage kommenden Aspekte aufzuhellen, um sich darüber ein Urteil zu bilden. Typisch dafür ist deshalb der Austausch von Pro- und Kontra-Argumenten, die Beschreibung gemeinsamer Überzeugungen und Meinungsdifferenzen. Ziel ist die Meinungsbildung der Teilnehmenden zu einer Sachfrage, im günstigsten Fall als Konsens formulierbar. 

• Die Konferenz 

Sie ist entscheidungsbezogen und hat das Ziel, in bestimmten Fragen Festlegungen zu treffen, nach denen sich das künftige Handeln ausrichtet. Die Teilnehmerorientierung tritt hier weitgehend zurück, d.h., es ist eher zweitrangig, was die Gesprächsteilnehmenden in dieser Sache fühlen, sondern es geht darum, möglichst 

sachgerecht Entscheidungen zu treffen, die dem Handlungsziel dienen. 
Das Problem der Pfarrgemeinderatssitzung liegt allerdings darin, dass sie sich nicht vollständig in eine dieser Gesprächsformen einordnen lässt. Das Schwergewicht liegt auf der Form der Konferenz. 

• Welche Personen sind zu benachrichtigen/einzubeziehen? 

Bitte um Rücksichtnahme auf externe Berater/innen und Mitarbeiter/innen 

• Welche Hilfsmittel/Medien/Materialien werden berücksichtigt? 

Arbeitsblätter und Tischvorlagen in ausreichender Zahl vorbereiten. 
Eine Wandtafel, Flipchart oder Powerpoint-Präsentation sind unerlässliche Hilfsmittel um Sachverhalte, Stichworte etc. für alle sichtbar zu machen. 
Sich mit den technischen Hilfsmitteln vertraut machen und angemessen einsetzen 

• Schriftliche Einladungen 

Die Einladung sollte termingerecht und motivierend gestaltet sein. 
Anfang, Ende und Ort der Sitzung angeben 
Vorschlag zur Tagesordnung mit Kurzangabe über das Ziel anführen. 
Wichtige Informationen beifügen (z.B. Protokoll der letzten Sitzung) 
Allen Teilnehmenden vermitteln: Du bist wichtig! 

Der Rahmen

• Raumgestaltung 

Der Sitzungsraum muss für Sitzungen auch geeignet sein, Getränke, Blumen oder eine Kerze sorgen für eine positive Stimmung. 
Auf genügend Frischluft achten! 

• Sitzungsordnung 

Der Raum sollte zuvor angemessen vorbereitet werden. Beispielsweise erst bei der Sitzung Stühle herbeischleppen, wenn die Ersten kommen, signalisiert mangelnde Planung. Für Sitzungen sollten Räume benutzt werden, wo man ungestört reden und arbeiten kann. 
Besondere Beachtung sollte der Sitzordnung geschenkt werden. Sie muss kommunikativ gestaltet sein, d.h. die Teilnehmer/innen müssen einander gut sehen und hören können. Eine Sitzungsordnung in Form eines Quadrates oder eines Rechteckes bzw. an einem runden Tisch sind 

die idealsten Formen. Ungünstig ist ein langer Tisch, bei dem die Teilnehmenden sehr weit voneinander entfernt sitzen. Störende Nebengeräusche und mangelnde Sitzungsdisziplin sind oft die Folge einer unkommunikativen Sitzordnung. 

Die Sitzung 

• Sitzungsverlauf 

Pünktlich beginnen. 
Ein geistlicher Impuls sollte zu Beginn einer jeden Sitzung stehen. 
Dies kann ein Meditations-, Besinnungs- oder Bibeltext sein oder das Stundengebet. 

• Gesprächsleitung 

Der Sitzungsleiter sollte der Moderator des Gespräches sein. Er führt in die einzelnen Tagesordnungspunkte ein und strukturiert den Gesprächsverlauf. Insbesondere hat er darauf zu achten, dass alle Mitglieder der Sitzung sich möglichst intensiv am Gespräch beteiligen können. Er ist also zugleich Anwalt der Teilnehmenden, des Besprechungszieles und des Gesprächsklimas. Mit eigenen inhaltlichen Beiträgen sollte er sich zurückhalten - eine Faustregel, die für alle Sitzungsleiter gilt. Das schließt kurze Beiträge zur Sache nicht aus, aber wenn der Vorsitzende sich stärker an der inhaltlichen Auseinandersetzung beteiligen will, weil das Thema ihn besonders betrifft, dann empfiehlt es sich, die Gesprächsleitung für diesen Tagesordnungspunkt einem anderen PGR-Mitglied zu übertragen. 

• Fehlerquellen im PGR: 

Der Vorsitzende als Gesprächsleiter spricht zu viel. 
Er bringt sich selbst inhaltlich so engagiert ein, dass darunter seine Aufmerksamkeit für den Gesprächsverlauf leidet – er kaum mehr als Moderator fungiert 
Er greift zu stark in die Debatte ein, indem er Diskussionsbeiträge anderer Mitglieder bewertet, mit Kommentaren versieht oder vom Tisch wischt, wenn sie ihm nicht passen. 

• Festlegung der endgültigen Tagesordnung 

Abänderungswünsche oder Hinzufügungen abklären. 

• Protokollnachlese 

Wird das Protokoll in der vorliegenden Fassung akzeptiert? 
Welche Aufgaben/Beschlüsse wurden durchgeführt, welche wurden nicht durchgeführt? 

• Thematische Arbeit entlang der Tagesordnung 

Vorschlag einer Entscheidungsfindung bei einem Tagesordnungspunkt 
Es kann unterschieden werden zwischen: 
Informationsbesprechung 
Koordinationsbesprechung und 
Problemlösungsbesprechung 

In der Pfarrgemeinderatssitzung begegnet uns in der Regel eine Mischform dieser Besprechungsarten. Es ist jedoch wichtig, sich bei jedem Tagesordnungspunkt im Klaren zu sein, was das Ziel ist. Geht es um Information? Sollen Aktivitäten und Projekte koordiniert werden? Müssen Probleme gelöst, Entscheidungen getroffen werden?  

• Problemlösungs-Prozess 

Wenn in einer PGR-Sitzung zu bestimmten Fragen, die das Gemeindeleben betreffen, Entscheidungen getroffen werden müssen, kommt es vor allem darauf an, die Entscheidungen sauber zu strukturieren: 
Problem-Definition (Wo stehen wir? Wo tut’s weh?) 
Ziel-Formulierung (Wo wollen wir hin?) 
Problem-Analyse (Woran liegt es?) 
Sammeln und bewerten von Lösungsvorschlägen (Welche Wege gibt es?) 
Entschlussfassung (Welchen Weg werden wir jetzt einschlagen? Die nächsten Schritte sind …) 
Bei jedem Problemlösungsprozess sind die zuvor beschriebenen Methoden der Gruppenarbeit zu berücksichtigen. 

• Berichte aus den Arbeitskreisen bzw. Fachausschüssen sollten nie vergessen werden. 

Planen Sie auch Pausen ein. Die damit vergebene Zeit wird durch die neu gewonnene Konzentrationsfähigkeit mehr als wettgemacht. Pausen sind auch deshalb notwendig, da die Mitglieder auch mal so, ohne das Korsett einer Tagesordnung miteinander sprechen wollen. Das mindert auch störende Seitengespräche. 
Achten Sie aber insgesamt darauf, dass die vereinbarte Zeit eingehalten wird. Dazu gehört auch bei Möglichkeit das pünktliche Beenden einer Sitzung.  

Nach der Sitzung 

• Schlussreflexion 

Am Ende einer jeden Sitzung empfiehlt es sich, eine Feedbackrunde einzuplanen, um wichtige Reaktionen über den Verlauf der Sitzung zu erhalten. 

• Geselliges Beisammensein 

• Information der Öffentlichkeit 

Wichtige Beschlüsse und Vorhaben mögen in geeigneter Form an die Öffentlichkeit weitergegeben werden.